Voranmeldung & Schuladministration

Was ist FlexBox?

Flexbox ist ein Online-Voranmeldesystem für Auszubildende und eine Administrationssoftware für Bildungseinrichtungen. Es dient der EDV-technischen Erfassung von Daten der Auszubildenden und stellt eine Arbeitserleichterung für Bildungseinrichtungen dar, indem es die Administration vereinfacht.

Ihre Arbeitserleichterung:

Datenerfassung

Da die Auszubildenden ihre persönlichen Daten und sonstige Informationen selbst eingeben, müssen Sie die Daten nicht mehr EDV-technisch erfassen, da dies bereits automatisch geschehen ist. Sie sparen somit Zeit. Zusätzlich besteht für die Auszubildenden die Möglichkeit, Fotos zu übermitteln.

Sie selbst entscheiden aus einer Vielzahl von erfassbaren Daten, welche Daten Sie EDV-technisch erfassen möchten. Zusätzlich erfahren Sie alle wichtigen Daten der zuletzt abgeschlossen Ausbildung der Bewerber. Weiters können Sie auch alle Daten des Erziehungsberechtigten abfragen. Sollte Ihnen diese Auswahl noch immer nicht genug Information bieten, besteht die Möglichkeit, 8 Individualfelder zu kreieren. Mit diesen Individualfeldern ist es sogar möglich, verschiedene Listen basierende Auswahlmöglichkeiten anzubieten. Die Auswahl lässt sich dann noch weiters durch verschieden Listenarten wie „Dropdown“, „Radiobuttons“ oder „Checkboxen“ präzisieren. Sie bestimmen somit auch die Möglichkeiten der Mehrfachauswahl.

Mandantenfähig

Delegieren Sie Aufgaben an Mitarbeiter durch die Vergabe von Benutzerrechten und bewältigen Sie Ihren Administrationsaufwand gemeinsam! Durch die Mandantenfähigkeit ist ein reibungsloses gleichzeitiges Arbeiten selbstverständlich.

Legen Sie so viele Mitarbeiten an, wie Sie möchten. Erstellen Sie Gruppen mit individuellen Rechten im System, um die Aufgabenbereiche einfach und schnell zu gliedern. Unabhängig, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig mit dem System arbeiten, ist ein fehlerfreier Ablauf der Vorgänge gewährleistet und der Administrationsaufwand gleichmäßig verteilt.

Kommunikation integriert

Bleiben Sie in Kontakt mit Ihren Mitarbeitern, Auszubildenden und Erziehungsberechtigten. Durch das integrierte Nachrichten- und E-Mail-System ist es ein Kinderspiel, Serienmails und Massennachrichten zu versenden.

Über unsere Mailserver ist sichergestellt, daß alle Betroffenen bestens über wichtige Vorgänge im System informiert bleiben. Auszubildende werden ständig über den Status ihres Aufnahmevorganges informiert. Des Weiteren haben Sie natürlich die Möglichkeit, den Datenbestand als Quelle für Serien-E-mails in Ihrem E-Mail Programm zu nutzen. Mit einem Klick importieren Sie alle E-Mail-Adressen einer Liste in Ihr E-Mail Programm.

Anmeldeterminals (Tag der offenen Tür)

Nutzen Sie das System einfach und simpel als Anmeldeterminal innerhalb Ihrer Bildungseinrichtung.

Durch Ihre Kreativität sind dem System keine Grenzen gesetzt. Richten Sie zum Beispiel ein Terminal mit öffentlichem Zugang innerhalb Ihrer Bildungseinrichtung ein, um Besuchern die Möglichkeit einer unkomplizierten Anmeldung zu ermöglichen.

L-SAS Schnittstelle

Verarbeiten Sie einfach und schnell Ihre Daten weiter durch die integrierte L-SAS Export-Funktion.

Die Kommunikation mit L-SAS ist eine der wichtigsten Funktionen. Einfach und schnell lassen sich Schüler aber auch ganze Klassen in das Programm L-SAS importieren. Prinzipiell sollten sich alle Daten auch in andere Programme importieren lassen, sofern diese eine Importfunktion von Excel-Listen unterstützen.

Excel-Listen

Erstellen Sie mit einem Klick ganze Listen in Excel. Sogar Sortier- und Filteroptionen bleiben hierbei erhalten.

Ein sehr beliebtes und häufig verwendetes Programm in Schulen ist Excel. Deshalb verfügt unser System über Möglichkeiten, verschiedene Listen zu sortieren, zu filtern und unbenötigte Daten auszublenden, um danach mit einem Klick aussagekräftige Excel-Listen zu erstellen. Anschließend steht Ihnen Ihre Individuelle Excel-Liste zum Download bereit.

PDF Berichte

Erstellen Sie Berichte mit allen wichtigen Anmeldedaten als PDF-Datei.

Serienbriefe in Word

Benutzen Sie das System als Datenquelle für Serienbriefe in Word an Mitarbeiter, Auszubildende und Erziehungsberechtigte.

Mit unserem System nutzen Sie die Datensätze nicht nur innerhalb unseres System sondern können mittels der Funktion „Datenquelle erstellen“ die Daten auch in diversen anderen Programm weiterverwenden. Eine Möglichkeit wäre hierbei, Serienbriefe in Word zu erstellen und die Datenquelle für verschiedene automatisch eingefügte Daten, z.B „Anschrift“ zu verwenden.

Auswertung und Statistik

Überwachen Sie auf einen Blick aktuelle Aktionen und den Stand der Anmeldung. Eine Auswertung der Daten ist somit jederzeit gegeben.

Ein effizientes System zeigt alle wichtigen Daten auf einen Blick. Aus diesem Grund verfügt unserer System über einen eigenen Bereich für diese Aufgabe. Mittels Kreisdiagrammen wird Ihnen übersichtlich der aktuelle Stand der Anmeldungen aufgezeigt. Des Weiteren werden alle wichtigen und relevanten Daten zusammengefasst aufgelistet, um Ihnen einen schnellen Überblick zu bieten.

Sicher ist Sicher:

SSL

Alle Daten werden per SSL Verschlüsselung - wie es auch beim Online Banking üblich ist - übertragen. Maximale Sicherheit ist ein Hauptkriterium für den angemessen Umgang mit sensiblen Daten.

Das komplette System wurde durch ein SSL Verschlüsselungsverfahren gesichert. Dies bedeutet, daß alle übertragen Daten verschlüsselt sind. Dadurch ist sicher gestellt, daß die Daten nicht in falsche Hände geraten. Dieses Verfahren entspricht den gängigen Sicherheitsverfahren beim Online-Banking und bietet somit maximalen Schutz gegen einen Missbrauch der Daten.

Server

Datensicherheit wird bei uns durch unsere Server, die bei einem der größten europäischen Internetdienstleister untergebracht sind, gewährleistet. Überzeugen Sie sich selbst von den Sicherheitsvorkehrungen dieses Hochleistungsrechenzentrums!
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Datenschutzkonform

Im Umgang mit sensiblen Daten ist eine rechtlich einwandfreie Umsetzung der Datenerfassung unumgänglich. Unsere angemeldete Datenerfassung erfüllt die gesetzlichen Kriterien.

Die Speicherung sensibler Daten fällt unter das österreichische Datenschutzgesetz. Somit ist eine derartige Speicherung an verschiedene Kriterien und Pflichten gebunden. Wir erfüllen alle nötigen Anforderungen mit unserem System. Eine Gesetzlich rechtmäßige Erfassung der Daten ist somit gewährleistet.

Sicherer Login mit wahlweiser IP-Prüfung

Der sichere Login bietet ausreichend Schutz vor einem Missbrauch des Systems. Erhöhen Sie zusätzlich die Sicherheit mit dem integrierten IP-Prüfungsmodul.

Viele Internetprovider bieten Ihren Internetzugang mit statischer IP an. Dies hat den Vorteil, dass Ihr Heimnetzwerk immer über dieselbe Adresse vom Internet aus erreichbar ist. Vor allem für den Serverbetrieb gilt dies als sinnvolle Vorraussetzung. Verfügt Ihr Internetanschluss nun über eine solche fixe IP-Adresse, haben Sie die Möglichkeit, diese Adresse in das IP-Prüfungmodul aufzunehmen. Aktivieren Sie nun das Modul, ist es für bestimmte Benutzer nur mehr möglich, sich über genau diesen Internetzugang einzuloggen. Durch derartige Einschränkungen wird natürlich die Sicherheit nochmals erhöht, da ein Fremdzugriff weiter ausgeschlossen wird.

Action Log

Erkennen Sie eine mögliche Fehlbedienung Ihrer Mitarbeiter durch das umfangreiche Action Log. Es lassen sich dadurch sämtliche Aktionen im System ohne Lücken nachvollziehen.

Das Action Log verfolgt alle getätigten Aktionen im System. Es wird die aktuelle Uhrzeit und das Datum der Aktion, der Benutzer, der die Aktion getätigt hat, die IP-Adresse des Benutzers zum Zeitpunkt der Betätigung sowie eine genau Beschreibung der getätigten Aktion gespeichert. Aufgrund dieser Daten haben Sie die Möglichkeit, alle getätigten Aktion zurück zu verfolgen und auf eventuelle Fehlbedienung hinzuweisen oder Personen für eine getätigte Aktion zur Verantwortung zu ziehen.

Benutzerrechte

Schränken Sie die Rechte Ihrer Mitarbeiter ein, um einer Fehlbedienung vorzubeugen und individuelle Aufgabenbereiche zu verteilen.

Sperren Sie einfach sensible Bereiche, um eventuelle Fehler von Mitarbeitern zu vermeiden. Behalten Sie mit Ihrem Superadmin Account immer die volle Kontrolle über das System. Betrauen Sie Ihre Mitarbeiter immer nur mit denen für sie notwendigen Systembereichen, um ihre Aufgaben erfüllen zu können. Eine klare Arbeitsteilung ist Vorraussetzung für die reibungslose Organisation der Abläufe.

Einfach und Effizient:

Benutzeroberfläche XP

Durch die an XP angelehnte Benutzeroberfläche arbeiten Sie in gewohnter Umgebung.

Ein klares und durchdachtes Bedienungskonzept, angelehnt an aktuelle Betriebssysteme, vereinfacht die Einführung in das System. Sie werden keine Schwierigkeiten haben, alle wichtigen Funktionen für Ihre Arbeit zu finden. Das gut gegliederte Menü hilft Ihnen ebenfalls, den Überblick zu behalten. Sie werden sich innerhalb kürzester Zeit mit dem System vertraut fühlen. Verzichten Sie getrost auf das Studieren von unverständlichen Bedienungsanleitungen.

Ausführliche Hilfe

Bei Unklarheiten steht Ihnen eine umfangreiche, leicht verständliche Hilfe zur Verfügung.

Die Hilfe ist jederzeit im System aufrufbar. Jedes Fenster verfügt ebenfalls über ein Fragezeichen über das der benötigte Bereich der Hilfe direkt angesprochen werden kann. Darüber hinaus bietet die Hilfe immer nützliche Tipps und Tricks, um das System noch effizienter zu nutzen.

Einheitliche Menüführung

Durch das komplette System zieht sich eine einheitliche Bedieneroberfläche und Menüführung.

Keine Vorkenntnisse erforderlich

Es sind weder Schulungen noch spezielle Kenntnisse nötig, um mit dem System problemlos arbeiten zu können. Viele Hilfestellungen und der selbsterklärende Aufbau erleichtern den Umgang.

Falls Sie es wünschen bieten wir Ihnen natürlich trotzdem eine persönliche Vor-Ort-Einschulung für Ihre Mitarbeiter. Eine sofortige Verwendung des Systems ist somit auf jeden Fall gegeben.

Gute Sortier- und Filtermöglichkeiten

Erhöhen Sie die Aussagekraft Ihrer Daten mittels der diversen integrierten Sortier- und Filteroptionen.

Um Ihre Datensätze auf verschiedenste Möglichkeiten darzustellen haben wir spezielle Sortier- und Filtermethoden entwickelt. Es kann nach jeder Kategorie sortiert und gefiltert werden, um explizit jene Daten anzusprechen, die Sie für verschiedene Aktionen benötigen. Durch die Definition der Daten ergibt sich automatisch eine erhöhte Übersichtlichkeit und Aussagekraft der Daten.

Individuelle Anpassung an Ihre Bedürfnisse

Passen Sie das System an Ihre Bedürfnisse und persönlichen Präferenzen an! Individuell gestaltbare Formulare für jeden Zweck sind kein Problem.

Die gute Skalierbarkeit unseres Systems spiegelt sich in der Erstellung der Anmeldeformulare wieder. Wir haben bei der Entwicklung besonders darauf geachtet, für die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten alle Mittel zur Verfügung zu stellen. Eine Anpassung an individuelle Bedürfnisse stellt somit kein Hindernis dar. Darüber hinaus sind wir immer darauf bedacht, die Anwendungsmöglichkeiten zu erweitern und versuchen dabei auch auf Ihre Wünsche einzugehen. Eine Rücksprache Ihrerseits ist uns jederzeit willkommen!

Weltweit präsent

Teil der Bildungsplattform

Profitieren Sie von der automatischen Online-Präsentation Ihrer Bildungseinrichtung und werden Sie damit Teil einer einzigartigen Bildungsplattform.

Auf längere Sicht versuchen wir auch noch weitere Vorteile für Auszubildende zu schaffen. Wir möchten ein ausführliches Bildungsportal schaffen, um Auszubildenden genügend Informationen bereit zu stellen, damit diese in der Lage sind, die schwer überschaubaren Bildungsmöglichkeiten zu überblicken. Dies soll eine Grundlage für Entscheidungen bezüglich verfügbarer Möglichkeiten darstellen. Durch die sich ständig verändernde Arbeitsmarktsituation soll ein optimal abgestimmter Bildungsverlauf ermöglicht werden.

Support und Weiterentwicklung

Ständiger Support

Wir bieten Ihnen einen ständig verfügbaren Support und rufen Sie zurück, um Ihnen Wartezeiten zu ersparen.

Kontaktieren Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder telefonisch. Um Ihnen lästige Warteschlangen zu ersparen, rufen wir Sie auch verlässlich zurück. Ein speziell geschultes Team steht Ihnen somit jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung.

Ständige Weiterentwicklung

Wir reagieren auf Ihre Wünsche, Anregungen und Kritiken, indem das System ständig verbessert wird und an Ihre persönlichen Präferenzen angepasst wird, Eine ständige Weiterentwicklung des Systems ist für uns Vorraussetzung für ein zufriedenes Kundenverhältniss.

Wir entwickeln unser System ständig weiter und halten es auf dem neusten Stand der Technik. Dabei versuchen wir gerne auch auf Ihre speziellen Wünsche Rücksicht zu nehmen. Uns ist es ein großes Anliegen, daß unser System die Anforderungen jedes einzelnen Kunden erfüllt.

Wartungsfreiheit

Durch unsere ständige Wartung und die Verfügbarkeit des Systems auf unseren Servern entfallen für Sie jegliche Wartungsarbeiten und Updatemaßnahmen.

Da das System auf von uns aus verwalteten Servern betrieben wird, ergiebt sich für Sie der Vorteil der Wartungsfreiheit. Zusätzlich können wir jederzeit in das System eingreifen und Ihnen somit besser bei Fehlerbehebungen helfen. Darüber hinaus müssen Sie sich nicht mit lästigen Updatevorgängen beschäftigen. Wir haben die Möglichkeit, jederzeit ein Update einzuspielen, ohne dass Sie dafür irgendetwas tun müssen. Somit befindet sich Ihr System immer auf dem neuesten Stand.

Systemvoraussetzungen

Eine Internetverbindung und ein Webbrowser sind die einzigen Voraussetzungen für den Betrieb unseres Systems. Es sind keine besonderen Hardware- oder Software-Voraussetzung nötig.

Das System ist für den Microsoft Internet Explorer und Opera optimiert. Aber auch mit anderen Browsern sollte eine Bedienung mit allen Funktionen problemlos möglich sein. Eine weitere wichtige Voraussetzung für den Betrieb ist eine Internetverbindung. Ohne eine solche ist der Betrieb unseres Systems nicht möglich.

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